Gestão de Documentos em Condomínios: O que Guardar e por Quanto Tempo

## Por que o arquivo é crucial? Um arquivo documental bem organizado protege o condomínio em três frentes: 1. **Legal**: prova de deliberações, contratos e conformidade 2. **Financeira**: auditabilidade de despesas e receitas 3. **Operacional**: continuidade quando o administrador muda ## Documentos obrigatórios ### Documentos constituintes (guardar permanentemente) - **Título constitutivo da propriedade horizontal** (escritura) - **Regulamento de condomínio** e alterações - **Caderneta predial** do edifício ### Atas de assembleia (guardar permanentemente) As atas têm valor legal permanente — são a prova das deliberações. Nunca as destrua. ### Documentos financeiros (guardar mínimo 10 anos) - Extratos bancários de todas as contas - Faturas e recibos de todas as despesas - Comprovativos de pagamento de quotas - Declarações fiscais (se aplicável) - Contratos com fornecedores e suas faturas ### Documentos de seguros (guardar durante vigência + 3 anos) - Apólices de seguro - Participações de sinistros - Autos de peritagem e liquidação de sinistros ### Contratos de manutenção (guardar durante vigência + 3 anos) - Contratos de elevador, limpeza, jardim, segurança - Relatórios de inspeção (elevador, gás, extintores) - Certificados de conclusão de obras ### Licenças e alvarás (guardar permanentemente) - Licença de habitação do edifício - Alvarás de obras nas partes comuns ## Prazos de conservação resumidos | Tipo de documento | Prazo mínimo | |-------------------|-------------| | Atas de assembleia | Permanente | | Título constitutivo | Permanente | | Regulamento de condomínio | Permanente | | Documentos fiscais | 10 anos | | Contratos e faturas | 10 anos | | Apólices de seguro | 3 anos pós-vigência | | Contratos de serviço | 3 anos pós-vigência | | Correspondência geral | 5 anos | ## Como organizar o arquivo ### Arquivo físico Se optar por arquivo em papel: - Pastas organizadas por ano e categoria - Índice de conteúdo em cada pasta - Armazenamento em local seco e seguro - Acesso restrito ao administrador ### Arquivo digital (recomendado) O arquivo digital é mais seguro, acessível e económico: - Sem risco de deterioração física - Acesso remoto - Pesquisa por texto - Backup automático - Partilha seletiva com condóminos ### Boas práticas de arquivo digital 1. **Nomenclatura consistente**: AAAA-MM-DD_tipo_descrição.pdf Ex: 2025-11-15_ata_assembleia-ordinaria.pdf 2. **Estrutura de pastas** clara: Ano → Categoria → Documento 3. **Backup em pelo menos 2 locais** (cloud + local) 4. **Controlo de acesso** por perfil de utilizador ## Transição de administrador Quando o administrador muda, deve entregar: - Toda a documentação do condomínio - Chaves e acessos - Saldos bancários e extrato recente - Contratos vigentes - Chave da sede do condomínio (se existir) A entrega deve ser documentada por **auto de entrega** assinado por ambas as partes. ## Gestão documental no FRAGES O módulo **Documentos** do FRAGES inclui: - Upload e categorização de documentos - Controlo de versões - Partilha seletiva (gestor, condómino específico, todos) - URLs de acesso temporário a ficheiros - Registo de quem acedeu e quando - Alertas de documentos a expirar (apólices, contratos) ## Conclusão Uma boa gestão documental não é burocracia — é proteção. Quando surge um conflito sobre uma deliberação de há 5 anos, ou a seguradora exige a apólice de 3 anos atrás, o arquivo organizado faz a diferença entre resolver em dias ou semanas de procura.

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