Por que o arquivo é crucial?
Um arquivo documental bem organizado protege o condomínio em três frentes:
- Legal: prova de deliberações, contratos e conformidade
- Financeira: auditabilidade de despesas e receitas
- Operacional: continuidade quando o administrador muda
Documentos obrigatórios
Documentos constituintes (guardar permanentemente)
- Título constitutivo da propriedade horizontal (escritura)
- Regulamento de condomínio e alterações
- Caderneta predial do edifício
Atas de assembleia (guardar permanentemente)
As atas têm valor legal permanente — são a prova das deliberações. Nunca as destrua.
Documentos financeiros (guardar mínimo 10 anos)
- Extratos bancários de todas as contas
- Faturas e recibos de todas as despesas
- Comprovativos de pagamento de quotas
- Declarações fiscais (se aplicável)
- Contratos com fornecedores e suas faturas
Documentos de seguros (guardar durante vigência + 3 anos)
- Apólices de seguro
- Participações de sinistros
- Autos de peritagem e liquidação de sinistros
Contratos de manutenção (guardar durante vigência + 3 anos)
- Contratos de elevador, limpeza, jardim, segurança
- Relatórios de inspeção (elevador, gás, extintores)
- Certificados de conclusão de obras
Licenças e alvarás (guardar permanentemente)
- Licença de habitação do edifício
- Alvarás de obras nas partes comuns
Prazos de conservação resumidos
| Tipo de documento | Prazo mínimo |
|---|---|
| Atas de assembleia | Permanente |
| Título constitutivo | Permanente |
| Regulamento de condomínio | Permanente |
| Documentos fiscais | 10 anos |
| Contratos e faturas | 10 anos |
| Apólices de seguro | 3 anos pós-vigência |
| Contratos de serviço | 3 anos pós-vigência |
| Correspondência geral | 5 anos |
Como organizar o arquivo
Arquivo físico
Se optar por arquivo em papel:
- Pastas organizadas por ano e categoria
- Índice de conteúdo em cada pasta
- Armazenamento em local seco e seguro
- Acesso restrito ao administrador
Arquivo digital (recomendado)
O arquivo digital é mais seguro, acessível e económico:
- Sem risco de deterioração física
- Acesso remoto
- Pesquisa por texto
- Backup automático
- Partilha seletiva com condóminos
Boas práticas de arquivo digital
- Nomenclatura consistente: AAAA-MM-DD_tipo_descrição.pdf Ex: 2025-11-15_ata_assembleia-ordinaria.pdf
- Estrutura de pastas clara: Ano → Categoria → Documento
- Backup em pelo menos 2 locais (cloud + local)
- Controlo de acesso por perfil de utilizador
Transição de administrador
Quando o administrador muda, deve entregar:
- Toda a documentação do condomínio
- Chaves e acessos
- Saldos bancários e extrato recente
- Contratos vigentes
- Chave da sede do condomínio (se existir)
A entrega deve ser documentada por auto de entrega assinado por ambas as partes.
Gestão documental no FRAGES
O módulo Documentos do FRAGES inclui:
- Upload e categorização de documentos
- Controlo de versões
- Partilha seletiva (gestor, condómino específico, todos)
- URLs de acesso temporário a ficheiros
- Registo de quem acedeu e quando
- Alertas de documentos a expirar (apólices, contratos)
Conclusão
Uma boa gestão documental não é burocracia — é proteção. Quando surge um conflito sobre uma deliberação de há 5 anos, ou a seguradora exige a apólice de 3 anos atrás, o arquivo organizado faz a diferença entre resolver em dias ou semanas de procura.