A ata é o registo oficial das decisões do condomínio
A ata da assembleia de condóminos é o documento que regista oficialmente o que foi discutido e deliberado. É o suporte jurídico de todas as decisões tomadas em assembleia — e um documento que pode ser determinante em caso de litígio.
Uma ata bem redigida protege o administrador, garante a validade das deliberações e facilita a gestão futura.
Estrutura obrigatória da ata
Cabeçalho
- Tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária)
- Data, hora e local de realização
- Tipo de convocatória (1.ª ou 2.ª convocatória)
- Quem presidiu à assembleia (geralmente o administrador)
- Quem redigiu a ata (pode ser o secretário eleito para a reunião)
Lista de presenças
- Nome de todos os condóminos presentes (ou representantes)
- Identificação da fração que representa
- Permilagem correspondente
- Total de permilagem representada (para confirmar quórum)
- Condóminos ausentes (lista ou referência à lista em anexo)
Ordem do dia ponto a ponto
Para cada ponto da ordem do dia:
- Apresentação do ponto (o que foi discutido)
- Intervenções relevantes dos condóminos (resumo, não transcrição)
- Votação: resultado (votos a favor, votos contra, abstenções) em permilagem
- Deliberação: o que foi decidido (texto claro e preciso)
Encerramento
- Hora de encerramento
- Referência à aprovação (ou adiamento para aprovação na próxima assembleia)
- Assinatura do presidente e secretário da mesa
O que registar com mais cuidado
As deliberações
O texto da deliberação deve ser claro e preciso — é o que vai ser executado. Evite linguagem vaga:
- ❌ "Ficou decidido fazer obras no elevador"
- ✅ "Ficou deliberado adjudicar à empresa X a modernização do elevador pelo valor de 25.000€ + IVA, a financiar por quota extraordinária de 400€ por fração, a pagar até 30 de Setembro de 2026, aprovada por 750 permil dos condóminos presentes"
As votações
Registe sempre os resultados em permilagem:
- Votos a favor: X permil
- Votos contra: Y permil
- Abstenções: Z permil
- Total presente: (X+Y+Z) permil
As declarações de voto
Se um condómino pede para ficar registada a razão do seu voto (contra ou abstenção), deve constar na ata.
Procurações
Mencionar que condómino X foi representado por procurador Y, e que a procuração está em anexo à ata.
Erros comuns a evitar
Omitir o resultado da votação
Uma deliberação sem o registo da votação é juridicamente frágil — pode ser contestada.
Não identificar o quórum
A ata deve confirmar que havia quórum suficiente para deliberar (especialmente em primeira convocatória).
Linguagem vaga nas deliberações
"Ficou decidido contratar alguém para a manutenção" — quem? por quanto? até quando?
Não registar intervenções relevantes
Especialmente em pontos controversos: se um condómino fez perguntas importantes ou levantou objeções, deve ficar registado.
Esquecer de registar pontos não deliberados
Se um ponto foi discutido mas não chegou a deliberação (por falta de quórum, adiamento, ou decisão de não decidir), isso também deve ficar registado.
Aprovação da ata
A ata pode ser aprovada:
- Na própria reunião: lida e aprovada no final da assembleia
- Por circulação: enviada a todos os condóminos após a reunião, com prazo para reclamações
- Na próxima assembleia: o primeiro ponto da ordem do dia é a aprovação da ata anterior
A aprovação da ata é, ela própria, uma deliberação sujeita a votação.
Retificação de erros
Se a ata contém um erro factual (data errada, valor errado, deliberação registada incorretamente):
- Erros evidentes: corrigidos por documento de retificação assinado pelo presidente e secretário
- Erros substantivos (alterar o sentido de uma deliberação): requer nova deliberação em assembleia
Nunca altere a ata original após assinatura — qualquer correção deve ser feita por aditamento/retificação separado.
Arquivo e distribuição
A ata deve ser:
- Enviada a todos os condóminos no prazo de 30 dias após a assembleia (recomendado: 10 dias)
- Arquivada no livro de atas (físico ou digital)
- Acessível a qualquer condómino que a solicite
Atas no FRAGES
O módulo de Assembleias do FRAGES gera automaticamente um rascunho de ata com:
- Dados da assembleia preenchidos
- Lista de presenças com permilagem
- Estrutura para cada ponto da ordem do dia
- Cálculo automático de maioria e quórum
O rascunho é depois editado pelo administrador com o conteúdo específico de cada ponto.
Conclusão
A ata é o documento mais importante que resulta de uma assembleia. Redigida com rigor, protege todas as partes e garante que as deliberações são executadas corretamente. Redigida com descuido, pode invalidar decisões importantes ou ser usada contra o administrador. Vale a pena dedicar-lhe o tempo necessário.