É obrigatório o livro de atas?
Sim. O artigo 1º do Decreto-Lei n.º 268/94 estabelece que as deliberações da assembleia de condóminos devem ser registadas em ata e que esta deve ser assinada pelos membros da assembleia que nisso concordem.
A ata não é apenas boa prática — tem valor legal como prova das deliberações tomadas.
Formato: livro físico ou digital?
A lei portuguesa não exige expressamente que as atas sejam em livro físico encadernado. Contudo, é altamente recomendável:
- Numeração sequencial de todas as atas
- Data e número identificador de cada assembleia
- Formato que garanta autenticidade e inalterabilidade
Em 2025, muitos condomínios usam atas digitais assinadas eletronicamente ou com assinatura manuscrita digitalizada. Esta prática é aceite, desde que a integridade do documento seja garantida.
O que deve constar obrigatoriamente na ata?
A ata deve registar:
- Data, hora e local da assembleia
- Modalidade (ordinária ou extraordinária)
- Convocatória: referência à convocatória enviada e data de envio
- Lista de presentes e representados: nome, fração e permilagem
- Verificação de quórum: se há quórum para 1.ª convocatória ou se se realizou em 2.ª
- Ordem de trabalhos: ponto a ponto
- Para cada ponto:
- Discussão resumida
- Deliberação tomada (ou adiamento)
- Votação: votos a favor, contra e abstenções (com identificação em casos de maioria qualificada)
- Encerramento: hora de encerramento
- Assinaturas: pelo menos do secretário e presidente da mesa
Quem assina a ata?
A lei diz que a ata deve ser assinada pelos membros que nisso concordem. Na prática:
- O presidente da mesa e o secretário assinam sempre
- Outros condóminos que queiram podem assinar
- Condóminos que discordem de determinada deliberação podem exigir que a sua discordância fique registada em ata, sem que isso os impeça de assinar
Em quanto tempo deve ser redigida?
A lei não estabelece prazo expresso. Boas práticas:
- Redigir a ata na própria reunião ou imediatamente após
- Distribuir cópia a todos os condóminos no prazo de 5-10 dias úteis
- Arquivar original assinado imediatamente
Por quanto tempo guardar?
Não existe prazo mínimo legal específico para atas de condomínio, mas recomenda-se conservar:
- Atas: permanentemente (enquanto o condomínio existir)
- Convocatórias: 5 anos mínimo
- Documentos financeiros: 10 anos (prazo fiscal)
O que fazer se alguém contesta a ata?
Se um condómino contesta o conteúdo da ata:
- Pode solicitar retificação de erro manifesto ao administrador
- Se não houver acordo, pode impugnar judicialmente no prazo de 20 dias após tomada de conhecimento
- O tribunal analisa a ata à luz das provas disponíveis (testemunhas, gravações se existirem)
Atas digitais no FRAGES
O módulo Assembleias do FRAGES inclui:
- Editor de atas com template legal
- Lista de presentes com cálculo automático de permilagem e quórum
- Registo de votações com contagem automática
- Numeração sequencial automática
- Exportação para PDF
- Arquivo digital com histórico completo
Conclusão
As atas de assembleia são o registo legal das decisões do condomínio. Uma ata bem redigida, completa e assinada protege o condomínio, o administrador e os condóminos. Digitalizar este processo com uma plataforma como o FRAGES garante organização e acessibilidade sem comprometer o valor jurídico dos documentos.